Kuukausilahjoittamisen toimeksiantolomakkeita tulee säilyttää 6 vuoden ajan

Suuri osa kuukausilahjoittajista täyttää ja allekirjoittaa toimeksiantolomakkeen lahjoituksen käynnistämiseksi. Toimeksiantolomake on lahjoittajan ja pankin välinen sopimus. Lomakkeen avulla järjestö voi kirjata lahjoittajan tiedot rekisteriinsä ja toimittaa tämän jälkeen lomakkeen pankkiin käsiteltäväksi. Pankki käynnistää lahjoituksen toimeksiantolomakkeen tietojen perusteella. Toimeksiantolomake vaaditaan aina, mikäli lahjoitussumma veloitetaan kuukausittain suoramaksuna. Lahjoittaja voi käynnistää kuukausilahjoituksen myös itse valiten maksutavaksi esimerkiksi e-laskun, Mobilepayn tai korttimaksun, jolloin toimeksiantolomakkeen täyttöä ei vaadita.

VaLan jäsenistössä toimeksiantolomakkeiden säilytysvelvollisuus on herättänyt keskustelua, sillä yksiselitteistä sääntöä toimeksiantolomakkeen säilyttämiseen ei ole ollut. Kysyimme asiasta kirjanpitolain asiantuntijalta.

Kirjanpitolaki asettaa vaatimukset tositteiden säilytysajalle. Kirjanpitolain asiantuntijan mukaan  toimeksiantolomake on kirjanpidollisesti tosite lahjoituksen perusteelle, joten sitä koskee sama kuuden vuoden säilytysaika kuin muitakin tositteita. Tositteet voi säilyttää sähköisesti tai paperiarkistossa.

Tositteiden säilytyksestä kirjoitetaan kirjanpitolaissa näin: ''Jollei muualla laissa ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle, tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt siten, että 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät. (30.12.2015/1620).''

Epäselväksi kuukausilahjoitusten osalta jää se, mitkä dokumentit katsotaan muiden maksutapojen osalta tositteiksi, joita tulisi säilyttää kirjanpitolain mukaisen kuuden vuoden ajan. VaLa jatkaa asiasta keskustelua Varainhankinnan palvelujen kehittäminen -työryhmässä jäsenyhteisöjensä kanssa.